Welke vergunningen heb je nodig bij de organisatie van je event?

Als je een evenement organiseert, moet je vroeg of laat vergunningen aanvragen. Dewelke dat precies zijn, is afhankelijk van de locatie van je evenement. Elke gemeente hanteert immers een andere regelgeving. Hier bespreken we de vergunningen waar je als organisator het vaakst mee in aanraking komt. Ga voor de nodige vergunningen steeds te rade bij de stad of gemeente waar je evenement plaatsvindt.

SABAM

Heb je een line-up met DJ’s en/of bands, of speel je achtergrond- of pauzemuziek tijdens je event? Dan is de kans groot dat je een vergunning nodig hebt van de auteursrechtenvereniging SABAM. SABAM vraag hier ook steeds een vergoeding voor. Een - volgens critici bedenkelijk - deel van dat bedrag belandt uiteindelijk bij de auteur of componist van de tekst of het nummer.

  • Kostprijs?
    Het te betalen bedrag hangt af van het type event (fuif/festival/…) en bepaalde aspecten, zoals de inkomprijs, consumptieprijs en de oppervlakte van de locatie van je event. De vergoeding die je uiteindelijk moet betalen aan SABAM kan je berekenen via hun website.
    > Kostprijs berekenen
  • Wanneer?
    Ten laatste 10 dagen voor de aanvang van je event breng je de aanvraag tot toelating in orde.
    Ten laatste 8 dagen na de aanvang van je event bezorg je de opgave van de uitgevoerde werken. Vraag aan de DJ een playlist met titel, auteur en uitvoerder van wat er op de fuif werd gedraaid.
  • Hoe?
    Je kan een aanvraag indienen via de website van SABAM.
    > Aanvraag indienen
  • Uitzonderingen?
    • Indien je een evenement organiseert waar enkel artiesten optreden die niet aangesloten zijn bij een auteursvereniging en uitsluitend eigen nummers brengen, of waar enkel nummers worden gedraaid van dergelijke artiesten, hoef je geen vergoeding te betalen aan SABAM.
    • Indien je geen inkom vraagt en de uitbater van de fuifzaal waar je event plaatsvindt betaalt reeds een vergoeding aan SABAM, moet je geen vergoeding betalen aan SABAM.
    • Je moet een vergoeding betalen aan SABAM als je een publieke mededeling doet van je evenement. Volgens de wet is een mededeling altijd publiek (een ‘uitnodiging’ dus ook), tenzij ze onder de specifiek voorziene uitzonderingen valt. De meest bekende uitzondering is die van de familiekring, maar er bestaan ook uitzonderingen voor schoolactiviteiten, verslagen van actuele gebeurtenissen, onderwijs en wetenschappelijk onderzoek, bibliotheken, activiteiten met betrekking tot bijstand aan gehandicapten.
    • (!) Anders dan vaak wordt aangenomen, moet je dus steeds een vergunning aanvragen bij SABAM als je geen inkomprijs vraagt, en meestal ook als je een ‘privéfuif’ organiseert.
  • Handige links

BILLIJKE VERGOEDING

De billijke vergoeding is een vergoeding voor uitvoerders en producenten. Deze vergoeding betaal je als organisator van een event van zodra je opgenomen muziek of teksten afspeelt.

  • Kostprijs
    Net als bij SABAM hang het te betalen bedrag af van het type event (fuif/festival/…) en bepaalde aspecten, zoals de inkomprijs en de oppervlakte van de locatie van je event. De vergoeding die je uiteindelijk moet betalen kan je berekenen via de website.
    > Kostprijs berekenen
  • Wanneer?
    Ten laatste 5 werkdagen voor de aanvang van je event.
  • Hoe?
    Via de website
    >Link
  • Uitzonderingen?
    • Als er enkel live muziek wordt gespeeld op je event, betaal je geen billijke vergoeding.
    • Organiseer je een event in een zaal? Kijk dan het huurcontract na. Mogelijk is de billijke vergoeding reeds opgenomen in de huurprijs.
    • (!) Anders dan vaak wordt aangenomen, moet je dus ook voor de billijke vergoeding een bedrag betalen als je geen inkomprijs vraagt, en ook als je een ‘privéfuif’ organiseert.

VERGUNNING VOOR OPENLUCHTFUIVEN/FESTIVALS

Indien je een event organiseert op een publiek toegankelijke plaats, dan heb je in veel steden en gemeentes daar een vergunning voor nodig.

  • Kostprijs?
    Meestal gratis
  • Wanneer?
    In Beringen vraag je de vergunning 3 maanden op voorhand aan.
  • Hoe?
    Indien je event plaatsvindt in Beringen, vul je een formulier in. Dat formulier mail je, samen met de gevraagde bijlagen, naar toerisme@beringen.be.
    > Formulier
  • Uitzonderingen?
    In het geval van kleinschalige events volstaat het soms dat je gewoon melding maakt.

VERGUNNING UITZONDERING OP DE GELUIDSNORMEN

In Beringen wordt je aanvraag verwerkt samen met je vergunning voor openluchtfuiven en festivals.

  • Kostprijs?
    Meestal gratis
  • Wanneer?
    In Beringen vraag je de vergunning 3 maanden op voorhand aan.
  • Hoe?
    In Beringen wordt je aanvraag verwerkt samen met je vergunning voor openluchtfuiven en festivals.
  • Uitzonderingen?
    In Beringen is er een uitzondering voor tentfuiven. Hiervoor bestaat er een toelating van de burgemeester om tot 96 dB(A) geluid te produceren. Je moet dan wel maatregelen nemen: gratis oordopjes voorzien voor de bezoekers, het geluidsvolume gedurende de ganse duur van het event meten met de DB-meter en deze gegevens registreren (en één maand bijhouden).

STERKE DRANK VERGUNNING

Wanneer je sterke drank aanbiedt op je event heb je daar een vergunning voor nodig. De gemeente  zelf beslist of en onder welke vorm ze een vergunning voor het schenken van sterke drank aflevert. In Beringen kom je als jeugdverenigingen standaard enkel in aanmerking voor een toelating voor sterke dranken onder 22%.

  • Kostprijs?
    Meestal gratis
  • Uitzonderingen?
    Soms beschikt de fuifzaal zelf over de nodige vergunning. In dat geval moet je niet nog eens apart een vergunning aanvragen.

Tip: zorg dat je steeds een kopie van de vergunningen bij de hand hebt tijdens de gehele duur van jouw evenement.